Escolher o sistema de gestão certo para a sua empresa não é uma tarefa fácil, são diversos quesitos que precisam ser analisados juntamente com o tipo de sistema que atende as necessidades do seu negócio. 

Portanto, iremos abordar o conceito do sistema de gestão juntamente com os seus benefícios, os tipos que existem, e o melhor de tudo: dicas práticas para te ajudar a escolher o melhor para a sua empresa. 

O que é um sistema de gestão e qual a sua importância? 

Um sistema de gestão nada mais é do que uma plataforma que reúne estratégias que automatizam os processos dentro de uma empresa, ou seja, eles realizam ações de forma automática e sem necessidade de uma pessoa comandar todo o processo.

Vamos imaginar que uma empresa de terceirização de bombeiros civil possua um profissional que realize um relatório diário sobre tudo o que aconteceu na empresa, com um sistema de gestão esse profissional não se preocuparam mais com isso. 

Pois, o sistema de gestão realiza essa e diversas outras funções de maneira automática, e por esta razão ele se tornou tão importante, justamente por trazer mais praticidade e agilidade dos processos dentro de uma empresa. 

Benefícios e vantagens de um sistema de gestão

Um sistema de gestão traz diversos benefícios para a empresa e também para os funcionários, e entre eles se destacam: 

Otimização do tempo e de processos

Como mencionamos anteriormente, um sistema de gestão pode realizar uma função que antes era executada apenas por um profissional.

Isso economiza um grande tempo que pode ser utilizado em outra ponta dentro da empresa.

Um profissional não precisará gastar horas e horas realizando o monitoramento de fauna da sua empresa, pois o próprio sistema fará isso e ele poderá usar este tempo para resolver algum problema ou pensar em inovações para o negócio.

Reduz custos

Um dos grandes benefícios do sistema de gestão também é a economia e a redução nos custos da empresa.

Isso porque além de controlar tudo o que entra e sai do negócio, ele também ocupa o lugar de profissionais que cobrariam ainda mais dinheiro da empresa.

Claro que a presença de determinados profissionais ainda continuam sendo necessárias, se você precisar de um conserto 24h porta de aço, um sistema de gestão não irá realizar o serviço para você, mas dentro da parte de processo burocráticos ele se tornou único.

Elimina os cálculos 

Independente de qual for o seu negócio, é provável que ele possua uma área financeira ou pelo menos uma pequena área que precise de cálculos e contas.

Portanto, se você não foi o melhor aluno do mundo em matemática na escola, o sistema de gestão poderá te ajudar e muito.

Com ele, você consegue ter em mãos resultados de pequenos e grandes cálculos em poucos segundos, o que economiza seu tempo, esforço e concentração, podendo ficar apenas nos resultados e no que fazer com eles.

Protege informações importantes 

Um dos lados negativos da internet é a facilidade com a qual dados importantes de pessoas estão sendo vazados, no último anos tivemos mais de 200 milhões de dados pessoais vazados pela internet só no Brasil. 

No entanto, com um sistema de gestão a probabilidade disso acontecer é mínima.

Visto que ele protege de maneira eficaz e segura todos os dados pessoais da empresa, dos funcionários e de clientes que podem adquirir um serviço sue como um treinamento de cipa atualizado.

Melhora o atendimento 

Não é novidade para ninguém, principalmente para você que possui um negócio, a importância da avaliação dos clientes e da opinião deles sobre a marca. 

E com um sistema de gestão, ganhar a nota máxima deles se tornou ainda mais simples. 

Com determinados tipos de sistemas, você consegue automatizar os atendimentos e garantir que seus clientes sejam atendidos de uma forma rápida e eficaz, aumentando ainda mais a satisfação dele com a sua marca.

Seja o atendimento por mensagem de uma empresa que fornece auxílio a colisão lateral perito até mesmo um e-commerce de roupas que realiza atendimentos telefônicos, o sistema de gestão também garante a qualidade desse contato.

Esses são apenas alguns dos benefícios que um sistema de gestão pode oferecer para a sua empresa.

Porém, com isso já é possível trazer inovação e mudanças significativas para a rotina do seu negócio, tornando um ambiente cada vez mais produtivo e leve. 

Tipos de sistemas de gestão 

Se você decide procurar por serviços de portaria na internet, provavelmente será bombardeado por diversas opções e marcas, e isso não é diferente quando falamos de sistemas de gestão. 

Existe uma longa lista com diversos sistemas para diversos tipos de empresas, porém, selecionamos três, que são os mais usados na maioria das empresas e que mais podem ajudar você. Confira:

ERP

É a sigla para o termo Enterprise Resource Planning, que em português pode ser entendido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, ele é um dos mais usados principalmente por lojas e por áreas financeiras. 

Por meio dele é possível acompanhar tudo o que entra e sai da empresa, organizar estoques de produtos, emitir notas fiscais de maneira romântica e organizar dados financeiros de toda a empresa. 

Além disso, ele também conta com um sistema de nuvem que garante a proteção dos dados pessoais e financeiros da empresa, de seus funcionários e parceiros, evitando ainda mais o vazamento deles. 

BPM

É a sigla para o termo Business Process Management que em português é traduzido para o termo Gerenciamento de Processos de Negócios, é usado para organizar o fluxo e as atividades realizadas pelas equipes dentro da empresa. 

Por meio dele uma empresa de descarte de lixo eletrônico, por exemplo, consegue organizar de maneira automática tudo o que precisa ser feito naquele dia e quais as equipes selecionadas para o trabalho.

Além disso, esse tipo de sistema consegue reunir de maneira rápida e fácil os gargalos e possíveis problemas que acontecem ou podem acontecer dentro da empresa, evitando prejuízos e garantindo o sucesso das ações e estratégias. 

CRM

Em português significa Gestão de Relacionamento com o Cliente, é sigla dada para o termo Customer Relationship Management, que também é muito usado por empresas que resolveram focar no atendimento ao cliente. 

Algumas de suas funções dentro do sistema engloba ferramentas como:

  • Chatbots;
  • Mensagens automáticas;
  • Disparo de e-mails;
  • Atendimento eletrônico. 

Tudo isso para garantir um atendimento mais rápido e eficaz para o cliente, sem que seja necessário uma pessoa do outro lado da linha para atendê-lo e nem que ele passe horas e horas esperando para que alguém o contate.

Esses são apenas alguns dos tipos e sistemas de gestão que existem, são os mais usados dentro da grande parte das empresas presentes no mercado e trazem tanto os benefícios que apontamos anteriormente e muitos outros. 

Dicas para escolher o melhor sistema para a sua empresa

Agora que você já entendeu sobre o que é um sistema gestão, quais os seus benefícios e tipos que existem, chegou a hora de verificar as dicas que selecionamos para que você saiba qual o melhor sistema para a sua empresa. Confira:

Saiba do que a sua empresa precisa

É necessário saber qual a ponta da sua empresa mais precisa de ajuda e poderia ser auxiliada por um sistema de gestão, só assim você saberá qual o melhor de acordo com o que o seu negócio realmente necessita. 

Por exemplo, se na sua empresa alguns funcionários estão tendo dificuldades ou ficando sobrecarregados ao organizar a gestão de folha de pagamento, por valmete o melhor sistema para ele será o ERP que é focado nesta área. 

Converse com seus funcionários 

Quando se decide implantar um sistema de gestão, é necessário estar ciente de que as pessoas que mais irão usá-lo são os seus funcionários, portanto, ninguém melhor do que eles para falar o que acham da mudança. 

Por isso, converse com seus funcionários antes de qualquer coisa, fale sobre o que é o sistema de gestão e apresente os tipos que existem para que eles possam opinar e indicar qual seria o melhor de acordo com os desafios e necessidades de cada um. 

Pesquise bastante

Use a internet e as redes sociais ao seu favor para pesquisar outros tipos de sistemas e encontrar profissionais sobre a área para esclarecerem suas dúvidas e te ajudarem a escolher o melhor sistema para sua empresa.

Você pode até mesmo conversar com outros empreendedores e donos de marcas que implementaram algum sistema de gestão em suas empresas para saber a opinião de cada um e ter mais confiança na hora de adquirir um para o seu negócio. 

Fique de olho na implementação e garantia 

Antes de adquirir o sistema, entre em contato com a empresa prestadora deste serviço e se informe sobre como funciona todo o processo de implementação e qual o tempo de garantia do sistema. 

Com isso, você evita prejuízos não só financeiros, mas também, internos com relação aos seus funcionários, que se não forem bem instruídos no uso do sistema, provavelmente não irão fazer uso dele. 

Considerações finais 

Os sistemas de gestão surgiram como prova de como a tecnologia vem avançando no mundo e adentrado a espaços tão tradicionais, como o meio corporativo. 

Por meio deles você consegue não só trazer praticidade para seus colaboradores, mas também uma imagem de mudança e inovação. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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